Píldoras de correo

Situación

Es difícil seguirle la pista a todo lo que pasa con tanta información disponible en Internet.

Recomendación

Google presenta una alternativa bajo el nombre de Alertas de Noticias, que le permite al usuario seleccionar palabras o frases a las que les quiere hacer seguimiento en la sección de Noticias de google, y le presenta al usuario periódicamente la aparición de estas palabras en noticias de la Web.

Para activar esta servicio gratuito puede acceder a:

http://www.google.es/newsalerts?hl=es

e incluir palabras que le permitan seguir, por ejemplo, las actividades de su competencia, o una noticia en desarrollo, una persona famosa, o su equipo favorito.

Nueva forma de Hoax sobre Virus

Situación

Se presenta una nueva oleada de virus y los consabidos anuncios por correo electrónico, sin embargo no todos son verdaderos, aunque aparenten lo contrario. Ya llegan mensajes diciendo que tiene un archivo en su PC llamado XXX y que lo debe borrar. Efectivamente este archivo existe en su PC y al borrarlo puede perder funcionalidad.

Recomendación

Es muy fácil que le lleguen este tipo de mensajes ya que personas, pensando que están haciendo un favor, cada mensaje de estos que les llega, simplemente lo replican a su lista de correo.

Detener que le lleguen los mensajes es complejo, pero actuar partiendo de la base que son ciertos es un error.

Antes de actuar siguiendo las instrucciones del mensaje, acuda a sitios en Internet donde se anuncian los remedios para los que si son virus, y las alertas sobre los que no lo son. Uno de estos sitios en español con muy buen contenido está en la dirección de VS Antivirus. En ésta dirección también puede encontrar versiones actualizadas de los archivos de datos de su programa de antivirus.

Envíe mensajes más rápido

Situación

Escribir Correos electrónicos forma parte de la cotidianidad, y cuando se escriben muchos, se pierde mucho tiempo pasando del teclado hacia el ratón para presionar en el botón "enviar".

Recomendación

Existe un atajo muy sencillo para cumplir la misma función del botón "Enviar". Basta con presionar las teclas Control (Marcada con ctrl.) y Enter en el teclado, para que el mensaje sea enviado. De esta manera se evita tener que acudir al ratón cada vez que termine un mensaje.

Utilice el Enviar A

Situación

Con frecuencia efectuamos tareas en el computador que consumen más tiempo del deseado, y en algunas ocasiones son más complejas de lo que queremos, obligando a abrir varias ventanas y responder a varios diálogos.

Recomendación

Windows utiliza el comando Enviar A (Send To) para mover o copiar archivos a un disquete o a otra carpeta o folder. Se puede también utilizar el comando para abrir un archivo en una aplicación especificada.

Para usar el comando, simplemente haga clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo, seleccione Enviar A (Send To) y escoja la opción de la lista que resulte. No está limitado a las opciones por defecto (como correo y maletín), se pueden agregar destinos a la lista mediante la inclusión de nuevos Accesos Directos (Shortcuts) al destino requerido (que puede ser una unidad de disquete, una carpeta) en la carpeta Windows\Send To. También puede copiar Accesos Directos ya existentes utilizando el Control C y Control C.

Si no tiene un acceso directo ya creado, puede hacerlo mediante el clic derecho del ratón y seleccionando "Crear Acceso Directo". Luego arrástrelo hasta la carpeta Send To. Asegúrese de renombrar este acceso directo si el nombre que ha dejado por defecto no le dice nada.

Disco de inicio en la Web

Situación

Con frecuencia, cuando necesitamos un disco de arranque para nuestro equipo para repararlo, o nunca lo obtuvimos o no lo encontramos.

Recomendación

Existe un sitio en Internet que presenta los discos de arranque para versiones de Windows e inclusive de DOS. Estos discos están ya preconfigurados para que se puedan grabar en disquetes de tal manera que queden listos para ser utilizados en el reinicio del equipo.

Puede obtener el disco de arranque que se necesite, desde DOS, Windows 9x, NT, 2000 y XP en la dirección:

http://www.etplanet.com/download/files.php?cat=8

Recomendamos descargar estas copias al disco duro y luego copiarlas a los disquetes necesarios.

Active el Firewall para conexiones a Internet

Situación

La conexión a una red trae consigo también problemas y abre posibilidades para quienes quieran acceder a su PC inescrupulosamente. Existe un remedio muy sencillo.

Recomendación

Los firewalls son sistemas de seguridad que actúan como una barrera/filtro entre nuestro PC y el mundo exterior. Al activar estos sistemas de seguridad, es más difícil ser infectados con ciertos virus. Para activar el Firewall en Windows XP, deben ejecutarse los siguientes pasos:

·             Acceda a las Conexiones de red mediante la ruta Inicio/Panel de Control/Conexiones de Red

·             Seleccione la conexión que utiliza para conectarse a Internet, y presione con el clic derecho sobre la conexión

·             Seleccione la opción propiedades y escoja la lengüeta Opciones Avanzadas

·             Haga clic sobre el botón "Configuración" y cerciórese que la opción "Activado" esté marcada

De esta manera estará utilizando el Firewall incorporado en Windows para ayudar en la protección de su sistema.

Libere Espacio en su Disco

Situación

A pesar de tener discos duros de altísimas capacidades, nunca está de más borrar las cosas que no se necesitan, pero no es fácil determinar cuales son estos elementos que se pueden borrar sin perjudicar la estabilidad del equipo.

Recomendación

Si desea liberar espacio en su disco duro, puede utilizar una herramienta presente en Windows XP, que ayuda a determinar qué archivos se pueden borrar.

Para acceder a la herramienta, debe ir al icono que designa su disco duro (por lo general el C:) mediante la ruta Inicio/MI PC.

Presione con el clic derecho sobre el icono del disco que desea limpiar, seleccione Propiedades, y luego "Liberar espacio en disco".

El sistema le arrojará, luego de unos minutos, un cuadro con el contenido del disco que se puede borrar. Bastará con que marque la casilla correspondiente a lo que quiera borrar y tendrá una indicación de cuanto espacio puede recuperar.

Acomodando íconos en el escritorio

Situación

Acomodar los íconos en el escritorio al gusto del usuario es una de las ventajas de los sistemas operativos modernos, sin embargo, es probable que en su sistema, luego de un rato, aparezcan todos los íconos organizados de otra manera, debido a que Windows ordena los íconos en una especie de ranking de los programas más usados.

Recomendación

Para solucionar esto, se recomienda ejecutar las siguientes instrucciones:

1.           Presione con el clic derecho sobre el escritorio

2.           Seleccione "Organizar íconos" y en las opciones que se despliegan, solo debe estar seleccionada la opción "mostrar íconos en el escritorio", el resto debe estar todo sin marcas.

3.           Ordene los íconos manualmente como quiere que se vean, y para que queden alineados, seleccione la opción "alinear a la cuadricula" del mismo menú.

4.           Luego de ordenados, desmarque "alinear a la cuadrícula"

No se deben volver a "desorganizar" sus íconos.

Ver archivos de la red sin conexión

Situación

El reemplazo de equipos de escritorio por equipos portátiles, hace que el trabajo se pueda también mover. El acceso a archivos sin estar conectados a la red se vuelve una necesidad indispensable.

Recomendación

Si usted accede desde un portátil a la red de la oficina, y quiere que los archivos que tiene en esa red también estén disponibles en su computador cuando no está conectado, haga lo siguiente: dé clic en el botón Inicio, seleccione Mi PC, dé clic en el menú Herramientas y escoja 'Opciones de carpeta'. En la pestaña 'Archivos sin conexión', dé clic en las casillas 'Habilitar archivos sin conexión', luego en 'Sincronizar todos los archivos sin conexión antes de cerrar la sesión' y dé clic en 'Aceptar'.

Ahora dé clic en 'Mis sitios de red' (en la parte izquierda de la ventana de Mi PC), seleccione el archivo o carpeta de la red que quiere tener en su portátil sin conexión, dé clic en el menú Archivo y escoja la opción 'Disponible sin conexión'. En adelante, cada vez que cierre la sesión de Windows en su portátil, el sistema actualizará el contenido elegido para que lo pueda ver sin necesidad de estar conectado a la red de su empresa.

Proteja sus Contraseñas

Situación

El primer paso para proteger la privacidad en línea es la creación de una contraseña segura, es decir, una que un computador o una persona persistente no pueda averiguar fácilmente en un período corto de tiempo. Verifique que su contraseña cumple con estas características.

Recomendación

Puede seguir las recomendaciones que damos a continuación para proteger sus contraseñas y su privacidad.

·             Puede incluir signos de puntuación y números.

·             Utilice una combinación de letras mayúsculas y minúsculas.

·             Incluya sustituciones de aspecto similar, como el número cero en lugar de la letra 'O' o el símbolo '$' en lugar de la letra 'S'.

·             Crear un acrónimo exclusivo

·             Incluya sustituciones fonéticas, como 'es3ado' por 'estresado'.

·             No utilice una contraseña que se ofrezca como ejemplo de buena contraseña.

·             No utilice información personal en la contraseña (como su nombre, fecha de nacimiento, etc.)

·             No utilice palabras o acrónimos que figuren en el diccionario.

·             No utilice patrones de teclado (asdf) ni números en secuencia (1234).

·             No utilice únicamente números, mayúsculas o minúsculas en su contraseña.

·             No repita caracteres (aa11).

·             No comunique la contraseña a nadie (ni siquiera a los más íntimos, compañeros de habitación, loros y demás).

·             No escriba nunca su contraseña.

·             No envíe nunca su contraseña en un mensaje de correo electrónico.

Compruebe si sus contraseñas actuales cumplen con estos criterios, y de no ser así cámbielas de inmediato. De todas maneras se recomienda cambiar la contraseña en forma periódica, y ahora puede ser un buen momento para ello.

Identifique los Procesos en su PC

Situación

Presionar Control Alt Suprimir permite obtener la lista de procesos y detener alguno que esté fallando, por ejemplo cuando se bloquea una impresora, o un programa, pero identificar el proceso apropiado no es fácil.

Recomendación

Existe un portal en Internet que precisamente resuelve esta problemática, indicando la función y explicando qué hace cada uno de los procesos que están corriendo. Para acceder a esta información, deberá ir a la página Processlist.com e ingresar el nombre del proceso que quiera indagar.

A continuación, el sitio le indica qué función ejecuta cada proceso, permitiéndole identificar si el proceso que piensa borrar es el apropiado, o si debiera estar corriendo en su PC.

Acceso rápido a programas

Situación

Son muchas las aplicaciones que manejamos constantemente en el PC y acceder a ellas puede ser dispendioso cada vez. Se puede ahorrar mucho tiempo utilizando los accesos rápidos a los programas.

Recomendación

Windows XP permite crear una barra con los programas más usados de modo que se puedan abrir de una manera rápida y cómoda. Para efectuar esto, deberá seguir las siguientes instrucciones:

Sitúe el cursor sobre la barra de tareas (abajo en el monitor) y presione el clic derecho. Esto presentará unas opciones. Seleccione "Barra de Herramientas" y luego "Inicio rápido"

Aparecerá abajo a la izquierda, al lado del botón "Inicio" una serie de accesos directos a las aplicaciones más comunes, como el correo electrónico, el explorador de Windows, y el escritorio.

Para agregar programas adicionales puede "arrastrar" desde el menú de Inicio, los accesos a los programas que estime conveniente, como Mi PC por ejemplo, o el programa que utiliza para editar textos u hojas de cálculo.

Marcando otra vez con el clic derecho sobre la barra de tareas, puede quitar la marca de "bloquear barra de tareas" para poderla arrastrar y darle el tamaño que permita ver todos los íconos. Una vez tenga el tamaño indicado, vuelva a bloquear la barra.

Así tendrá a un clic las aplicaciones que utiliza con más frecuencia.

Mirando las "Galletas"

Situación

Las Galletas o Cookies son un pequeño código que se utiliza en los portales de Internet para hacer seguimiento de los visitantes y almacenar claves y preferencias de navegación entre otras. Algunos portales pueden hacer mal uso de esta técnica. Sin embargo, también se facilita no tener que digitar cada vez claves y usuarios en los portales, en especial los que requieren un registro para acceder al contenido.

Recomendación

Una de las herramientas es borrar todas las cookies de un solo tajo, así se evitaría el riesgo de tener alguna cookie no deseada, pero también daría al traste con toda la personalización que hubiese alcanzado a hacer en sus sitios Web que visita con frecuencia.
 a un clic las aplicaciones que utiliza con más frecuencia.

Existe una herramienta colocada gratuitamente por el sitio KarenWare que lo que permite precisamente es ver cada una de estas "galletas" o registros y determinar si los quiere dejar en su PC o no. Para tener acceso gratuito a esta herramienta basta con ir al sitio y bajar el Karen's Cookie Viewer.

Recomendamos copiarlo en su PC y luego ejecutarlo. Podrá determinar si quiere ver las cookies de todos los usuarios en su PC para sistemas que permiten varios usuarios, o solo para el que lo está instalando.

Una vez instalado, el programa recorrerá su sistema y presentará la lista de las cookies actualmente incorporadas en su PC, con información de para quién está disponible (que sitio Web la usa) y alguna información adicional como fecha de incorporación al sistema y fecha de vencimiento.

Podrá marcar las que considere peligrosas, o de sitios no reconocidos, y eliminarlas.

PILDORAS PARA MANEJAR EFICIENTEMENTE SU CORREO

Compacte su Correo

Situación

Los programas de correo electrónico por lo general agrandan el tamaño de las carpetas para almacenar los mensajes que van llegando, pero nunca borran el espacio que sobra.

Recomendación

Es posible compactar automáticamente las carpetas de correo electrónico y así ahorrar espacio en el disco.

En Netscape, basta con seleccionar Edición/Preferencias/Correo y Grupos/ Espacio de Disco, y una vez allí en el área de Todos los mensajes, se debe marcar la casilla "comprimir automáticamente carpetas si se ahorra mas de" y añada el valor deseado. Entre más pequeño este valor, más a menudo se comprimirá.

En Outlook Express, seleccione Herramientas/Opciones/Mantenimiento. Marque la casilla "Compactar los mensajes en segundo plano".

Escriba pensando en el reenvío

Situación

El correo electrónico permite efectuar reenvío de mensajes de correo, y con frecuencia nuestros mensajes son reenviados, con contenido que no pensamos fueran para terceros.

Recomendación

Cuando escriba sus mensajes piense qué puede pensar un tercero que lo reciba. Ajuste el contenido para no tener que lamentarlo después.  No deje que el descuido lo pongan a usted al descubierto

Clasificar Correo por Colores

Situación

El recibo de buen número de mensajes electrónicos hace que en nuestras múltiples ocupaciones podamos pasar por alto mensajes importantes en la bandeja de entrada.

Recomendación

Afortunadamente Outlook cuenta con una novedosa opción que permite organizar mensajes por colores dependiendo de quién los ha escrito. Por ejemplo se pueden "pintar" los mensajes del jefe en azul, los de la novia en rojo, y los de los amigos en verde.

Para realizar esta tarea, basta efectuar los siguientes pasos:

1.       Colóquese en la carpeta de Outlook en la que quiere aplicar la regla

2.       Haga clic sobre el botón [Organizar] o vaya por la ruta Herramientas / organizar

3.       En la nueva sección de Outlook que aparece, se selecciona la opción [Mediante Colores]

4.       Seleccione el mensaje de alguno de los contactos a los que le quiere aplicar una regla de color

5.       Elija el color en la lista desplegable de la derecha

6.       Presione el botón [Aplicar Color]

Estos pasos se pueden repetir para otros contactos. El límite por carpeta es hasta de 30 reglas. Suficiente para algunos, corto para otros, pero ayuda a la clasificación de los importantes.

De donde viene el correo

Situación

Con algunos virus recientes cuya habilidad es suplantar contactos en la libreta de direcciones, es indispensable estar seguros de que los correos que recibimos son realmente del remitente que se anuncia.

Recomendación

La dirección IP del remitente viene siempre en las cabeceras del e-mail, que por lo general no se muestran a no ser que nosotros se lo indiquemos al programa.

Para cada programa de correo es distinto, pero estamos seguros se pueden ver estas cabeceras del correo. Para el caso de MS Outlook Express, se debe abrir el mensaje y luego seleccionar "Archivo" y a continuación "Propiedades".

Para MS Outlook (el que viene con Office) se debe abrir el mensaje, seleccionar "ver" y luego "opciones" y en un recuadro al final aparecer{a la ruta por las que ha pasado el correo.

En caso de utilizar Netscape Messenger hay que abrir el mensaje y seleccionar "Ver", "Encabezados", "Todos".

Cada máquina intermedia por la que pasa el mensaje va añadiendo sus propias cabeceras al e-mail, de esta forma que las que se ven primero en el listado son las últimas máquinas por las que ha pasado el e-mail.

Para identificar las direcciones IP puede acceder a nuestro TIP: Verifique las direcciones IP

Revise, Cure y Prevenga Virus

Situación

Se han alborotado en las ultimas semanas los virus por la red, en especial los que llegan como documentos adjuntos en los mensajes de correo y explotan funcionalidad bien sea del Explorer o del Outlook.

Recomendación

Con tanta "herramienta" disponible para prevenir los virus, ya no tiene excusa para dejarse infectar, y si por casualidad se infectó, es muy fácil curar su sistema.

1.       Verifique si su equipo tiene o no un virus activo utilizando sitios en la web que proveen este servicio en forma gratuita.

2.       En caso que esté activo, proceda a limpiarlo y a avisar a sus corresponsales. Por lo general los mismos sitios que lo revisan proceden a limpiar sus equipos.

3.       Eleve sus medidas de protección. Las hay desde antivirus gratuitos, hasta eliminación de la vista previa en el correo. La mayor de todas es mantenerse actualizado.

Para seguir estos pasos en forma guiada, y estar al tanto de los últimos desarrollos tanto de virus como de sus curas y protección, pueden acceder a estos recursos en nuestra página de Recursos Antivirus.

Compactar Mensajes de correo

Situación

Los programas que manejan el correo como el Outlook Express o el Netscape Messenger van guardando espacio para el correo que nos llega, pero no lo liberan cuando borramos nuestro correo. Esto exige que periódicamente se deban compactar las carpetas de correo. El problema es que esto por lo general no se hace, o se olvida con mas frecuencia de lo deseable.

Recomendación

Es mejor dejar que el programa haga este paso automáticamente.

Para Outlook Express puede seguir estos pasos:

1.       Seleccione Herramientas/Opciones/Mantemiento

2.       Marque la casilla "Compactar mensajes en segundo plano" De esta manera se compactarán automáticamente todas sus carpetas cada treinta minutos sin que siquiera se dé cuenta.

Nota: Para Outlook Express Versión 6.0, la ruta cambió a Archivo/Carpeta/Compactar todas las carpetas.

Para Outlook 2003 puede seguir estos pasos:

1.       Seleccione Herramientas/Opciones/Configuración de Correo y Presione el botón "Archivos de Datos"

2.       Seleccione la carpeta sobre la cual desea trabajar y presione el botón "Configuración"

3.       Presione el botón "Compactar Ahora"

Para Netscape Messenger basta con seguir estos pasos:

1.       Seleccione Edición/Preferencias/Correo y Grupos/Espacio de Disco

2.      En el área Todos los Mensajes, marque la casilla "Comprimir Automáticamente si se ahorra más de" e introduzca a continuación un valor, teniendo en cuenta que entre más pequeño el valor, con mayor frecuencia se compactarán las carpetas.

Logre mejores respuestas a sus correos

Situación

Con la avalancha de correos electrónicos que se reciben a diario, y con la poca perspectiva que esto reduzca, es importante que quien envíe los correos ayude a quien los reciba en el proceso mismo de la respuesta. En algunos casos es imposible adivinar para qué le han enviado un mensaje a uno, lleno de otros cuatro o cinco "reenvíos".

Recomendación

Siempre que envíe un mensaje de correo electrónico, incluya en el encabezado la acción que espera del receptor del mensaje. Es muy fácil incluir elementos como:

·             Su opinión por favor

·             Para su información

·             Favor Tomar las acciones correctivas pertinentes

·             Favor Informar el estado de este asunto

Por otra parte, solo dirija los mensajes a quienes tienen que darle una respuesta o deban enterarse del asunto.

Por último, elimine las porciones de los mensajes reenviados que no requieren ser de conocimiento de los corresponsales siguientes. Muchas veces estos mensajes asustan al receptor y prefiere dejar para mas tarde u otro día la respuesta.

Defiéndase del SPAM

Situación

Muy molestos son los mensajes no deseados que llegan con frecuencia a nuestros buzones, y la mejor alternativa, hasta ahora, era simplemente borrarlos. Uno de nuestros lectores nos informó de un programa que permite resolver mejor el problema.

Recomendación

Existe un programa gratuito que se puede utilizar para "engañar" a quien envía los mensajes solicitados, respondiendo con un mensaje similar al que emite un servidor cuando la cuenta de correo no existe.

Este programa permite elaborar un mensaje de correo dirigido al emisor del SPAM, con todas las características de una cuenta cancelada y/o no disponible. Dado que los que envían estas listas masivas por lo general depuran de sus listas las direcciones no efectivas, la idea de responder simulando un buzón con errores cumple su cometido.

Pueden descargar e instalar el programa en:

http://www.webattack.com/get/bounce.shtml

Corolario: Si tiene corresponsales de los cuales no quiere volver a saber nada, puede también enviar un mensaje de estos y el corresponsal pensará que su dirección de correo ha cambiado!

Use los Filtros y Bloqueos

Situación

La avalancha de mensajes comerciales no deseados en los buzones de correo electrónico, hace frustrante el uso de esta herramienta, donde en ocasiones son más los mensajes no deseados que los que realmente interesan. Es muy poco lo que se puede hacer para dejarlos de recibir, pero hay formas de administrarlos para bajar la frustración.

Recomendación

Los programas modernos para manejo de correo electrónico en su PC como el Outlook, y las que permiten el manejo del correo a través de una interfaz en la Web como Hotmail y/o Yahoo, o su própio ISP, tienen incorporada funcionalidad que permite clasificar y/o bloquear mensajes de correo por varios criterios. Dado el amplio número de programas de correo, daremos algunas pautas generales para la activación de estas ayudas.

En los programas que están en su PC, se pueden definir "reglas" o "filtros" que revisan los mensajes de correo entrante y con base en estas reglas, se ejecutan acciones. Por ejemplo, se puede decir que todos los mensajes que provengan de la cuenta de correo de un familiar (hay que especificar la cuenta de correo precisa) los lleve directamente a una carpeta que se llame Familia. Que los que provean de mi servidor del trabajo los lleve a otra carpeta. También se puede definir que los mensajes con un asunto específico los lleve directamente a la papelera de reciclaje.

Aunque suena dispendioso ir construyendo estas reglas, en la medida en que se van estableciendo, el manejo del correo se torna más fácil. Además, los programas vienen con ayudas para efectuar estos filtros. Por lo general haciendo uso del Clic derecho del ratón sobre la dirección de un remitente, por ejemplo, le permite bloquearlo del todo. Deberá tener cuidado sin embargo, no sea que bloquee mensajes que realmente desee o necesite recibir.

Para los programas que están en la Web como Hotmail, se incluyen funciones por lo general solo de bloqueo de remitente. La operación es similar, con la ayuda adicional que comúnmente tendrá al lado del mensaje de correo las opciones para bloquear o desbloquearlo.

Utilice el Correo Remoto

Situación

Proliferan los envíos de correos no deseados, algunos infectados con virus y otro tanto con archivos adjuntos de tamaños absurdos. Desafortunadamente, la mayoría de las personas solo se percata de esto después de dedicarle buen tiempo a la descarga del correo.

Recomendación

Hay una forma de ver el correo mientras está en el servidor de su proveedor del servicio. Algunos programas como el Outlook (el que viene con Office y/o con Windows XP) y es probable que muchos otros más, incorporan una funcionalidad llamada Correo Remoto, que permite que el usuario se conecte al servidor de correo y solo vea los encabezados (de quien proviene, asunto, y tamaño) y sobre este listado tome una de tres decisiones para cada mensaje:

Borrarlo del Servidor (sin descargarlo)

Descargar una copia al PC dejando una copia en el servidor

Descargar una copia al PC y borrar el mensaje del servidor

La primera opción sirve para eliminar los mensajes que no queremos recibir. La segunda opción permite que podamos utilizar máquinas distintas a la propia para bajar el correo y mantener una copia en el servidor mientras llegamos a nuestra máquina. La tercera alternativa es la que se utiliza con regularidad.

Existen programas como Quick Delete que proveen esta funcionalidad si su programa de correo no lo tiene. Puede conseguirlos en los depósitos de programas gratuitos como TuCows y/o Softonic. Adicionalmente puede utilizar el acceso por la Web que le provee su ISP para efectuar estas tareas de limpieza antes de bajar su correo,

Tip Relacionado: Verifique su correo por la Web

Manejo de Mensajes Adjuntos

Situación

Muchos sistemas han sido víctimas de ataques de virus que por lo general van en archivos adjuntos, bien sea ejecutables y/o documentos de Excel o Word. Los administradores de estos sistemas están bloqueando correos que llevan archivos adjuntos haciendo difícil compartir información por la red.

Recomendación

Hay varios mecanismos para poder manejar estas restricciones. Algunas obedecen principios de etiqueta, otros meramente técnicos.

Evite utilizar archivos adjuntos, a menos que sea estrictamente necesario, como el envío de una fotografía por ejemplo.

Configure su sistema de correo para que las respuestas a los mensajes incorporen el texto recibido en formato de texto y no como archivo adjunto.

Evite enviar mensajes en formato HTML. Prefiera enviar mensajes en texto. En muchas ocasiones se propagan virus en formato HTML (estilo Web) y también son bloqueados por algunos administradores.

En caso de necesitar enviar un archivo adjunto, informe a su corresponsal mediante un mensaje previo, que hará este envío, de tal manera que él lo esté esperando y verifique si el administrador de correo lo ha descartado o si por el contrario lo dejo pasar.

Por último, puede utilizar una cuenta de correo gratuita, como la de HotMail, para el envío y recibo de mensajes con archivos adjuntos (teniendo en cuenta que la capacidad de estos buzones es pequeña) pero tiene la funcionalidad e revisar los archivos adjuntos con un antivirus actualizado.

Identidad en su Correo

Situación

El correo electrónico se ha vuelto ya una herramienta de constante uso tanto en comunicación personal como profesional. Sin embargo, se han olvidado algunas normas básicas de comunicación que hacen que los mensajes de correo electrónico pierdan efectividad.

Recomendación

Hay algunas normas básicas a tener en cuenta cuando utiliza el correo electrónico, las cuales resumimos a continuación.

Identifíquese adecuadamente

Algunas personas no han actualizado sus correos para que cuando lo envíen, aparezca el nombre y la dirección de correo como el corresponsal. En estos casos solo aparece una dirección de correo, haciéndo difícil detectar los mensajes. Verifique en su sistema de correo cómo incluye su nombre, además de la dirección de correo.

Incluya un saludo

Nunca está de más saludar al receptor del mensaje. Para correos informales puede ser creativo, para correos de trabajo, conserve las normas para los correos tradicionales.

Párrafos

Asegúrese de saltar de un párrafo a otro. Algunos mensajes llegan como un párrafo gigante, dificultando su lectura.

Revise la Ortografía

Casi todos los programas de correo revisan ortografía, por lo menos en Inglés y Español. De no tener uno de estos, consiga uno si no tiene buenas bases de ortografía. No hay nada que dañe más el contenido de un mensaje que una mala ortografía, y no hay excusa para no utilizar un corrector.

Firme su mensaje

Sigue siendo muy importante el despido y la "firma" al final del mensaje. También facilitado por el programa de correo, se puede incluir automáticamente un texto al final de todos los mensajes que usted escriba, como firma. Tenga presente incluir en este texto su nombre, cargo y empresa (si aplica), teléfono de contacto, dirección de correo, y dirección de su sitio Web si la tiene

Limpie su Buzón de Correo

Situación

El correo electrónico se ha vuelto una herramienta indispensable tanto personal como profesionalmente. Para los que descargamos el correo en nuestro PC (en vez de dejarlo en el servidor, como sucedería con los correos basados en la Web), el tamaño del buzón puede crecer a tamaños insospechados, limitando la velocidad de respuesta de nuestro sistema mientras arrastramos carga muerta.

Recomendación

Es muy sencillo reducir el tamaño del archivo de correo siguiendo los pasos que a continuación entregamos. No damos instrucciones específicas dado el gran numero de programas para administrar correos, pero por lo general, todas las aplicaciones tienen la funcionalidad que describimos, para lo cual deberán buscar dentro de las opciones de su sistema particular.

Elimine Archivos Adjuntos
Los archivos adjuntos en los correos se pueden descargar a una carpeta de archivos ordinarios, haciendo clic derecho sobre el archivo adjunto, seleccionando "Guardar Como", y colocándolo en la carpeta deseada. Una vez guardado el archivo, se puede borrar del mensaje de correo. Si lo desea, puede guardar el mensaje, o borrarlo si no tiene trascendencia.

Elimine mensajes viejos
Puede utilizar la funcionalidad de clasificación por fechas de envío o de recibo (por lo general haciendo clic sobre la columna respectiva en su buzón de correo), y eliminar los más viejos. Se estima que la vida útil de un mensaje de correo no es de más de un mes o dos. Si en algunos mensajes tiene información que considera valiosa, puede copiarla de los mensajes a un documento de texto, por ejemplo, y así descargar también el archivo de correos. Tenga en cuenta que en la mayoría de los programas, al borrar, los mensajes van a la "papelera" de donde deben ser posteriormente eliminados, para deshacerse de ellos por completo.

Compacte las carpetas
Generalmente los programas de correo van acaparando el espacio que requieren para guardar los mensajes, sin embargo no lo liberan cuando éstos se borran. Casi todos los programas traen herramientas para compactar estas carpetas, casi siempre ubicadas bajo las opciones de Herramientas/Servicios (Outlook) o Archivo/Compactar Carpetas (Outlook Express y Netscape)

Reduzca el SPAM

Situación

A pesar de muchas técnicas utilizadas para reducir el recibo de SPAM, o mensajes comerciales no deseados en los buzones de correo, quienes los envían siempre buscan la forma de inundar nuestros buzones. Adicionalmente hay empresas que recogen información a cambio de servicios gratuitos (como correo electrónico por ejemplo, donde solicitan edad, dirección, teléfono, etc.) para luego ser vendidas a empresas que quieran hacer publicidad a través del medio. Inclusive las editoras de revistas, están cambiando su modelo de suscripción pago a gratuita en el medio físico para recoger mayor información de sus suscriptores.

Recomendación

Es claro que existen empresas serias que no utilizan la información recogida para fines distintos a los que lo solicitan, como por ejemplo, registrar una aplicación. Sin embargo, para aquellos inescrupulosos, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones cuando llene formularios en la Web para ahorrarse algunos correos no solicitados, recomendaciones que lo harán "no interesante" para los anunciantes:

Cuando pidan su nivel de ingresos, seleccione el menor monto

Dé una edad diferente

Dé un número telefónico equivocado o de cajón

Escriba su nombre de una manera diferente

Si esto no le funciona y de todas maneras recibe correo no solicitado, no responda a las direcciones que proveen para salirse de las listas, ya que esto simplemente les confirma que su dirección es válida.

Para los mensajes que le sigan (y le seguirán llegando!) simplemente aliste bien su dedo y apunte hacia la tecla de Borrar.

Verifique su correo por el Web

Situación

Cuando se encuentra fuera del alcance de su equipo se dificulta revisar su correo electrónico, en especial cuando es de formato POP (post office protocol, de los que proveen los ISP, que permiten que uno utilice un programa manejador de correo como el Outlook o el Eudora).

Recomendación

Existe un sitio en la Web que permite revisar este tipo de cuentas de correo de una forma ágil y segura. Para hacerlo basta con ingresar su dirección de correo (completa: sucuenta@suproveedor.com por ejemplo) y su clave, en ThatWeb y en pocos segundos estará viendo una versión Web de su buzón de entrada. Este sitio además cuenta con funcionalidad para manejar una libreta de direcciones lo que lo hace bastante atractivo.

Incluya el Mensaje Original

Situación

Con frecuencia llegan mensajes en respuesta a los que se envían, pero por lo general son difíciles de seguir dado que no se sabe a qué están contestando, en especial cuando pasan varios días entre el mensaje original y la respuesta.

Recomendación

Cuando responda correo siempre incluya el mensaje que recibió y al cual está contestando. A veces pasan varios días en responder y a su corresponsal, a quien le pueden llegar muchos mensajes diarios, le quedará mucho más fácil saber a qué corresponde su mensaje.

Para efectuar ésta, basta con configurar su programa de correo (Outlook, Outlook EXpress, Netscape, Eudora, Pine, etc.) para que con cada respuesta envíe el mensaje original, por lo general precedido de signos como ">" o "|" o simplemente indentado.

Para el caso de America Online, deberá resaltar el texto que quiere que sea incluido en el mensaje de respuesta. Si no se resalta nada, solo enviará lo que usted escribe.

Utilice adecuadamente las listas de correo

Situación

Las suscripciones a listas de correo son de vital importancia para tener acceso a información reciente y a soluciones a casos presentados. Hay varios tipos de listas, algunas son de doble vía (llamados listas de discusión) y otras son solo de una vía (como El Reporte DELTA). El adecuado manejo de la suscripción y la cancelación son muestra de la seriedad de la lista. De igual manera es importante que cada miembro de una lista conozca las diferencias de las mismas para participar adecuadamente.

Recomendación

·             Determine si el tipo de lista a la cual se está suscribiendo es de doble vía (todos los participantes pueden, además de recibir mensajes, enviar su participación a la lista). En este caso todos los mensajes que usted envíe, los recibirán los suscriptores de la lista.

·             Si la lista es de doble vía, espere a recibir varios mensajes para conocer el modo de discusión y el manejo de los temas antes de enviar su participación.

·             Puede utilizar una firma en sus mensajes, corta (menos de 4 renglones) y se recomienda colocar tanto su dirección de correo como página Web en caso de tenerlas como enlaces activos.

·             Absténgase de enviar mensajes publicitarios a menos que la lista sea expresamente para este fin.

·             En algunas listas existe un moderador que recibe los mensajes y luego autoriza la respectiva publicación.

·             No envíe reclamos por la lista, ni solicitudes de cancelación de la suscripción, ni responda a los mismos ya que generan una cadena de mensajes que no aporta absolutamente nada distinto a sobrecargar la red. Si se quiere salir de la lista, utilice los mecanismos apropiados para la misma.

·             Si el tipo de lista es de una sola vía (como El Reporte DELTA),absténgase de escribir a la lista ya que ocasionará un mensaje rebotado al dueño de la misma. Este tipo de mensajes que pueden ser tomados como SPAM.

·             Para ambos tipos de lista, conozca los mecanismos para suscripción y cancelación de la lista.

Resalte su Texto en el Correo

Situación

A pesar de la existencia de programas para el manejo de correo en forma gráfica, estilo páginas Web, todavía más de la mitad de los usuarios del correo no tienen acceso a este tipo de correo. Sin embargo se requiere resaltar texto en los mensajes para hacerlos más atractivos y ayudar al mensaje.

Recomendación

La recomendación para el uso de tipos en el correo es sencilla, no la cambie porque realmente cada programa de correo usa la que se le ha definido por defecto, y no el formato del mensaje que se envía. Por ejemplo, si usted define Arial como el tipo de letra, y su corresponsal tiene definido el tipo Times New Roman como tipo de letra en su programa de correo, utilizará el segundo para leerlo, por lo que no tiene sentido que usted pierda tiempo seleccionando tipos de letra.

Lo que si puede hacer es utilizar una buena combinación de mayúsculas para los títulos y minúsculas para los párrafos del contenido, líneas para subrayar algunos títulos, y en casos de necesidad, separadores de secciones, como las que utilizamos en El Reporte DELTA.

Existen también dos tipos de resaltado comúnmente aceptados entre los usuarios del correo para denotar la negrilla y el subrayado. Para la negrilla puede colocar asteriscos al comienzo y al final de la palabra o frase que quiere resaltar así: palabra * resaltada * En este caso la palabra "resaltada" se entiende que tiene efecto de negrilla.

Para subrayar una palabra o una frase completa, se utiliza el subrayado o guión bajo entre todas las palabras que se quieren enmarcar así:

_Este_es_el_texto_subrayado_

Puede utilizar estas marcas comunes al igual que una buena combinación de títulos y párrafos para hacer más atractivo a la vista su documento en texto.

Mida con sus enlaces de Correo

Situación

El correo electrónico es la herramienta de mercadeo con mayor uso en la actualidad, si embargo presenta problemas de seguimiento a las campañas que a través del mismo se efectúan ya que no hay una medición directa como si la tiene la publicidad colocada en los sitios Web.

Recomendación

Es factible diferenciar los enlaces que se colocan en los mensajes de correo y que requieren una respuesta (que por lo general van sobre el mismo sistema de correo). Estos enlaces se pueden elaborar para que incluyan un mensaje específico en el ASUNTO del correo que servirá de respuesta, en el CUERPO del mensaje, o en ambos. Para efectuar esto deberá configurar el enlace así:

Para incluir texto en el Asunto, utilice la combinación ?subject="texto" reemplazando "texto" por la leyenda que quiere incluir en el asunto, sin las comillas. Ejemplo:

mailto:respuesta@suempresa.com?subject=texto_en_asunto

Para incluir Texto en el Cuerpo del mensaje, deberá configurar el comando utilizando la palabra "body" en vez de "subject" en el ejemplo anterior, quedando convertido así:

mailto:respuesta@suempresa.com?body=texto_en_cuerpo

En caso de querer dejar determinado el asunto y el cuerpo del mensaje, puede unir los dos comandos con el ampersand (&), así:

mailto:resp@suempresa.com?subject=asunto&body=cuerpo

donde reemplazaría las palabras asunto y cuerpo por el respectivo texto deseado.

Tenga en cuenta que no se recomienda utilizar espacios entre palabras para los textos deseados ya que algunos programas de correo no interpretan adecuadamente el espacio. Se recomienda, como lo muestra el ejemplo, utilizar la línea de subrayado para separar las palabras.

Con estas indicaciones, los mensajes llegarán con un contenido en el Asunto y/o cuerpo del mensaje que permitirán identificar el origen del enlace.

Redireccione su correo

Situación

Hay razones ajenas a nuestra voluntad (cambio de trabajo, cambio de proveedor de servicios de Internet) que nos obligan a cambiar de dirección de correo electrónico. Para quienes se inician en el tema esto puede parecer algo muy fácil, pero para quienes navegan varias horas al día y participan de la información en este medio a través de suscripciones a boletines (como éste), el cambio de dirección de correo puede convertirse en una tortura.

Recomendación

La red permite que se configuren cuentas gratuitas conocidas como redireccionadores (forwarders) cuyo objeto es enviar todos los correos que reciban en una dirección específica a otra dirección que usted indique. Estos redireccionadores no son un servicio de correo en sí mismo ya que no almacenan absolutamente nada, por lo que deberá tener también una cuenta de correo valida y activa, bien sea en un servidor gratuito o en uno pagado.

El proceso es muy simple, basta con crear una cuenta en un proveedor de este servicio, e indicar a qué cuenta quiere reenviar el correo. Algunos de los proveedores cobran este servicio, como en el caso de www.netaddres.com (US$1 al mes) y otros, como el caso de www.bigfoot.com no cobran el reenvío del mensaje.

Cuando cambie de dirección, bastará decirle a estos servicios su nueva dirección hacia donde reenviar el correo y con un solo cambio recibirá todo su correo en el nuevo buzón.

Como beneficio adicional, puede colocar en su aplicación que maneja el correo, la dirección electrónica de su servicio de redirección en el campo "responder a" para que todas las respuestas que a usted le envíen lleguen a este nuevo servicio.

Tenga en cuenta que para suscribirse a algunas listas, se requiere confirmar mediante el envío de un mensaje desde la cuenta que se quiere inscribir, para lo que deberá ajustar su información en su sistema de manejo de correo (Outlook, Eudora, Communicator, etc.) para reflejar su nueva dirección, sin embargo ya muchos sistemas permiten efectuar suscripciones y bajas en el web, sin verificación.

Por último, no olvide cancelar sus suscripciones en la antigua dirección, al igual que avisar a todos sus contactos la nueva.

Etiqueta en el Correo Electrónico (II)

Situación

El correo electrónico se tornó en una importante herramienta de comunicación entre personas, empresas y se están gestando grandes transacciones comerciales a través de ésta herramienta. Sin embargo, se ha tomado su uso muy informal.

Recomendación

A continuación se completamos la relación de algunas pautas de "etiqueta" o netiqueta en el uso del correo electrónico, reglas comúnmente aceptadas y consideradas estándar.

1.           No reenvíe "basura"
La facilidad de reenvío de correo en la Internet hace que se piense muy poco en el uso que la otra persona tendrá para un elemento que recibimos en nuestro buzón. Rondan cadenas, mantras, promesas de riqueza, chistes, horóscopos y anuncios de virus falsos. Revise la seriedad de la información antes de reenviarla. Si considera que algo es verdaderamente benéfico envíelo, de lo contrario absténgase.

2.           No diseñe en correo basado en texto
Aunque el correo en formato texto (como este mensaje) puede ser aburridor comparado con el formato en HTML, no es necesario utilizar cinco líneas de "+" para separar párrafos, o la imagen del muñeco mirando por encima de la pared por todo el mensaje. Utilice símbolos sencillos para separar párrafos y para quebrar la monotonía.

3.           Responda con el mensaje original incluido
Para personas que manejan varios mensajes de correo al día, es difícil recordar exactamente lo que se ha escrito. Recibir un mensaje con "Sí" realmente no ayuda mucho a determinar a qué es que están contestando. Algunas personas toman un par de días para responder el correo y es probable que para cuando la respuesta llegue, se dificulte seguir el hilo del comentario. Esto se resuelve muy fácil mediante la inclusión del mensaje original en la respuesta. La mayoría de programas de correo permiten configurar esta opción. Para el caso de quienes manejan AOL, basta con resaltar el mensaje original antes de hundir "Responder" y se incluye el mensaje original.

4.           No desconozca el idioma
Todos (digamos que el 99.9% para no ser totalitarios) los programas que se utilizan para gestionar el correo son capaces de presentar y manejar caracteres de nuestro idioma como las letras tildadas y la ñ, al igual que los signos de apertura de exclamación y pregunta. Muchas personas han incluido mensajes de "hemos abolido las tildes y en~es para ....." pero realmente esto no es necesario y baja el nivel de seriedad del mensaje, al igual que impide una lectura corrida.

Etiqueta para el Correo Electrónico

Situación

El correo electrónico se tornó en una importantísima herramienta de comunicación entre personas, empresas y se están gestando grandes transacciones comerciales a través de ésta herramienta. Sin embargo, se ha tomado su uso muy informal.

Recomendación

A continuación se relacionan algunas pautas de "etiqueta" o netiqueta en el uso del correo electrónico, reglas comúnmente aceptadas y consideradas estándar.

1.           No use todas letras mayúsculas
Se puede pensar que utilizar LETRAS MAYUSCULAS puede ser atractivo, per utilizar todas las palabras en letras mayúsculas se puede considerar como un mensaje de un principiante o sino, algo tremendamente molesto. Se considera que escribir todo en mayúsculas equivale a gritar, ya que no hay otra forma de hacer énfasis en el mensaje. Por último, los correos no deseados por lo general tratan de llamar la atención con mensajes en mayúsculas, lo que hace que su mensaje pueda ser borrado sin ser leído al ser confundido por un SPAM.

2.           Su firma debe ser de seis líneas o menos
Si su mensaje estaba bien escrito y mereció la atención del lector, es probable que llegue hasta el final y vea su nombre en la firma. No concluya de esto que el lector quiere leer otro párrafo entero de su publicidad. Mantenga su archivo de firma pequeño, con la información esencial para ser contactado: nombre, dirección de correo electrónico, sitio web y una pequeña frase comercial si quiere.

3.           Use espaciado doble en los párrafos
Aunque usted no lo perciba conscientemente, su cerebro necesita pausas y busca el salto de línea doble. Cuando llega un mensaje con solo indentación en el siguiente párrafo, da la apariencia de ser una historia my larga para ser leída. Esto se resuelve muy fácil incluyendo doble salto después de cada párrafo.

4.           Use un Asunto apropiado
"Hola" no basta como asunto. Debe entender que si un mensaje no proviene de alguien conocido, lo primero que se ve es el asunto del mismo y debe ser lo suficientemente apropiado para lograr que el mensaje sea abierto entre los demás mensajes en la bandeja de entrada. Los que recibimos mucho correo, o se nos acumula, por lo general terminamos leyendo solo los asuntos.

Administre su Correo

Situación

Se estima que para el 2002 estaremos dedicando más de cuatro horas cada día contestando un promedio de 50 mensajes de correo electrónico relacionado con el trabajo. Es imperante aprender a manejar los mensajes que recibimos, que ahora promedian aproximadamente 30 al día, para no perder todo el tiempo en este menester.

Recomendación

La administración del correo se puede hacer sencillamente siguiendo las siguientes recomendaciones:

·             Establezca carpetas para organizar el correo. Por ejemplo, cree una bajo el nombre de Urgente con cosas que debe atender de inmediato. Una con el nombre "viejo" para incluir mensajes con más de 30 días de recibidos, y coloque en otra carpeta todos los que reciba como copias (CC) ya que no requieren acción inmediata suya. También puede crear carpetas para tareas que debe realizar y una para mensajes que tienen que ver con actividades venideras y que tampoco requieren acción inmediata. Para los demás, simplemente clasifíquelos automáticamente por el remitente y la fecha.

·             Filtre el correo "basura" a la carpeta de borrados. Todos los mensajes que inician con ADV son publicidad, por ejemplo. En la medida que maneja su correo aprenderá a clasificar estos mensajes intuitivamente.

·             Busque entre las opciones de su programa de correo está la alternativa de ver unas cuantas líneas del mensaje al igual que la linea del asunto. Puede que esta información sea suficiente para resolver y responder el mensaje.

·             Seleccione bien las listas de correo a las cuales se suscribe. Cancele las que no le aporten ningún valor.

·             Mantenga cuentas separadas para asuntos de la oficina y asuntos personales.

·             Tendrá que leer y responder algunos de los mensajes. Se sugiere que destine un tiempo en la mañana y otro en la tarde para administrar su correo.

·             Puede también contribuir para que los demás puedan manejar el correo que usted envía en una forma ágil, mediante la correcta selección de encabezados, la escritura de mensajes cortos y efectivos, y evitar el envío de documentos muy grandes.

Verifique la disponibilidad de su buzón

Situación

En ocasiones se tienen problemas de acceso a los buzones de correo, pero se desconoce si el problema es en el servidor (quien le provee el servicio de correo) o en su PC. Esto funciona para las cuentas que manejan protocolos POP y SMTP, que es lo común en los proveedores de servicios de correo.

Recomendación

Hay una forma de verificar si hay como acceder al servidor de correo de su proveedor, utilizando el telnet. Si se tiene acceso al puerto, el problema está en su equipo, en caso contrario, el problema está en el servidor.

Para acceder al Telnet, basta con seguir la secuencia Inicio/Ejecutar/ y digitar Telnet en el cajón en blanco. Al presionar ENTER saldrá la ventana correspondiente a la aplicación.

Para acceder al correo entrante (POP):

En la ventana de Telnet, siga la secuencia Conectar/Sistema Remoto e incluya el nombre del servidor de correo como Nombre del Servidor (Host Name) y 110 como el Puerto. Un mensaje de error indica que hay problemas con el puerto y que no hay como acceder a su correo. Un mensaje como +OK ... etc. POP3 server version .... ready significa que su programa con el cual accede el correo (outlook, eudora, etc.) es el que tiene el problema.

También puede verificar el contenido de su buzón entrando "user nombredeusuario" y Enter, después de lo cual saldrá un +OK, luego "pass suclave" y Enter, tras lo cual obtendrá un +OK User Logged in. En algunos sistemas le dirá cuantos mensajes y el tamaño total de los mismos están esperando para ser halados a su PC. En otros sistemas, basta con digitar "stat" y le dirá cuantos mensajes y qué tamaño ocupan.

Para acceder al correo saliente (SMTP):

Siga el mismo proceso de conexión descrito arriba pero cambie el 110 por 25 en el numero de puerto. Si el sistema arroja algún error, significa que no hay cómo enviar mensajes de correo a través de su servidor. Si obtiene algo como "220 suservidordecorreo.sudominio> ESMTP server .... etc. quiere decir que el sistema está arriba y listo para recibir correo y es su programa en el PC que tiene problemas.

Responda Desconectado

Situación

Hay dos costos involucrados con la conexión a Internet, el del proveedor del servicio de conexión a Internet (para lo cual aparecen proveedores gratuitos) y el proveedor de la conexión desde su casa u oficina al proveedor del servicio. Para el segundo, todavía no hay solución gratuita, y aunque en algunos casos puede ser despreciable, en otros puede tener un costo importante (razón para las peleas por tarifas planas en muchos países). Este último costo está directamente relacionado con el tiempo de conexión a la Internet.

Recomendación

La aplicación más utilizada en Internet es el correo electrónico. Recomendamos efectuar la lectura y respuesta de sus mensajes de correo estando desconectados de la Internet, y así aminorar un poco los costos.

Para los que tienen cuentas de correo gratuitas, a las cuales acceden por el Web, pueden escribir la respuesta a los mensajes, en especial los que requieren respuesta larga, en un procesador de palabra, y luego, al conectarse a la Internet, puede utilizar las funciones de copiar y pegar para responder el mensaje indicado.

Otra alternativa es enviar el mensaje como documento adjunto, pero tenga en cuenta que muchos programas de correo leen en forma distinta estos documentos y con la proliferación de virus, es probable que ni lean su mensaje.

Elimine la Vista Previa

Situación

A raíz de un mensaje recibido de una colaboradora frecuente y de las recientes discusiones electrónicas en las que participo, se ha traído a colación la factibilidad que el aumento considerable en clientes de correo que permite ver los mensajes de correo como páginas Web se verá mediado hasta tanto no desarrollen protección antivirus para las mismas, ya que está comprobado que en una página Web se pueden incluir también virus.

Recomendación

Siguen siendo válidas las recomendaciones referidas sobre actualización de Antivirus, mantener una copia de respaldo y no ejecutar archivos adjuntos (hacer doble clic sobre ellos) que considere dudosos sin antes pasarlos por un buen antivirus.

Sin embargo, estos pasos no ayudan a proteger contra los mensajes en el correo en formato HTML (como las hojas Web). Para este efecto se hace necesario eliminar la "vista preliminar" de los mensajes de correo.

Para hacer esto, basta con buscar dentro de su programa de correo bajo la opción VER y desactivar la "Vista Previa" o "Vista Preliminar" o Preview para los mensajes en inglés. De esta manera, para ver el mensaje respectivo, deberá efectuar doble clic sobre él.

En caso que el mensaje provenga de un sitio desconocido o de un remitente desconocido, desconfíe y borre el mensaje sin abrirlo. En caso que sea de fuente conocida, esté atento a mensajes, por ejemplo, con el Asunto en Inglés si su corresponsal habla español.

También puede suscribirse a varias listas que envían periódicamente información y alertas sobre los virus. Cada página principal de los grandes proveedores de soluciones antivirus proveen su boletín, al igual que centros de información como el de Hispasec.

Archivos Adjuntos Grandes

Situación

Aunque a veces se requiere adjuntar archivos muy grandes (más de 200K) en los mensajes de correo, su tamaño hace que el proceso de recibo de correo sea demasiado lento, o cope capacidades de algunos de los buzones de sus corresponsales (algunos con límites de 2MB, y a veces envían películas de 1.5MB), haciendo que mensajes importantes se pierdan.

Recomendación

Hay varias formas de disponer de un archivo para el acceso de otra persona, sin tener que enviárselo por el correo. Claro que el correo es la forma más fácil, pero últimamente se empiezan a llenar buzones extremadamente rápido, en especial los de cuentas gratuitas.

Entre las diferentes alternativas se encuentran:

1.           Crear un sitio Web donde pueda poner a disposición de sus corresponsales los archivos pertinentes con solo presionar un enlace

2.           Abrir una cuenta gratuita de disco en la red (como el mencionado Freedrive en un número reciente) y colocar ahí el archivo respectivo (para esto se requiere que sus corresponsales también estén afiliados al servicio de disco gratuito)

3.           Enviar un mensaje anunciando el envío de un archivo grande y solicitando a su corresponsal, el permiso para hacerlo, antes de enviar el archivo adjunto.

4.            Si bien es cierto, ninguna de las tres alternativas es más sencilla que simplemente incorporar el archivo al mismo mensaje de correo, sus corresponsales agradecerán inmensamente su esfuerzo, hasta que la velocidad de las conexiones no mejore substancialmente.

Mejore la Calidad de sus mensajes de Correo Electrónico

Situación

El correo electrónico sigue siendo la herramienta por excelencia de la Internet, sin embargo la gran mayoría de personas utiliza normas distintas para manejar el correo electrónico a las que utiliza para la comunicación formal.

Recomendación

Siga las siguientes sugerencias y elevará la calidad de sus mensajes:

1.           Relea y asuma lo peor. Siempre relea sus propios mensajes para garantizar que realmente dice lo que pensaba que quería decir. Cuando esté escribiendo un mensaje importante, escríbalo, pero no lo envíe tan rápido. Luego de un par de horas, vuélvalo a leer para cerciorarse que dice lo que necesita decir.

2.           Sea breve y haga referencia a mensajes anteriores; incluya el mensaje original si está contestando un mensaje. No es necesario que se extienda sobre temas irrelevantes al tema central. Por ejemplo, si invita a que visiten una página en el web, no es necesario incluir todo el contenido de la página dentro del mensaje del correo.

3.           Revise la ortografía y NO USE TODAS LAS LETRAS EN MAYUSCULAS.

4.           Use un Asunto descriptivo y que haga resaltar su mensaje de los demás en le buzón de su corresponsal. Evite también las mayúsculas para todo el texto.

5.           Personalice los mensajes incluyendo el nombre de su remitente, y un breve saludo.

6.           Sea cuidadoso al usar funciones como "Responder a Todos" o Incluir toda la libreta de direcciones. Los resultados pueden ser desastrosos.

Grupos de Destinatarios

Situación

Por lo general enviamos ciertos tipos de mensajes de correo a las mismas personas o grupos de personas, con el inconveniente de tener que incluir cada vez las direcciones de los destinatarios.

Recomendación

Cree grupos de destinatarios de correo clasificados por tipos de personas. Puede establecer grupos para Familia, Trabajo, Amigos, o cualquier agrupación de personas a las cuales les envía información común. No damos instrucciones particulares para este punto ya que la mayoría de los programas de manejo de correo lo hacen pero en forma distinta cada uno. Por lo general se crea una dirección de correo como comúnmente se hace, solo indicando que es un grupo, e inmediatamente se da entrada a las direcciones miembros del grupo, bien sea agregándolas de las que ya existen en el directorio, o creando nuevas direcciones directamente en la lista.

Para enviar un mensaje a todos los integrantes del grupo, basta con incluir el nombre del grupo respectivo.

Formalice el Uso del Correo Electrónico

Situación

Por la facilidad el uso del Correo Electrónico, con frecuencia se usa de manera informal. Sin embargo, cada vez más, se convierte en documento formal entre compañías y personas, y hasta ha sido incorporado en la reciente ley de comercio electrónico expedida en Colombia.

Recomendación

Tenga las mismas precauciones y cuidado cuando escribe o contesta un mensaje de correo electrónico, que usa cuando responde en un documento físico.

1.           Revise la Ortografía

2.           No olvide el Saludo y la Firma

3.           Cerciórese de incluir una fecha dentro del cuerpo del mensaje

4.           Utilice las herramientas de seguimiento para verificar que el mensaje fue recibido y/o leído

5.           Archive los documentos recibidos y enviados de manera adecuada (en medio electrónico) para su posterior consulta.

Es importante también revisar su buzón de correo con frecuencia.

Uso de la Copia Oculta

Situación

Definitivamente no hay nada más fácil que enviar un mensaje de correo. Sin embargo, esta facilidad hace que abusemos tanto del sistema como de las direcciones de correo que nos han sido confiadas, incluyendo las direcciones de manera visible en todos los mensajes que enviamos originalmente o reenviamos.

Recomendación

La mayoría de los programas de correo electrónico, tanto los basados en el Web como los que requieren programas en su PC como el Outlook, y Eudora entre otros, tienen un espacio para direcciones con el título CCO ó BCC que traducen Con Copia Oculta ó Blind Carbon Copy. Utilice este campo cada vez que vaya a enviar un mensaje a varias personas, así se ocultarán las direcciones de correo de los receptores.

Por otra parte, cuando vaya a reenviar un mensaje, asegúrese de borrar las direcciones que vengan dentro del mensaje. Por lo menos usted no circulará más estas direcciones que ya le llegaron.

Archivos Adjuntos en el Correo

Situación

Con la popularización del uso del correo electrónico para intercambiar documentos, archivos y hasta juegos con los demás miembros de la empresa o del circulo de amigos, crece la posibilidad de transmitir o recibir un archivo contaminado con algún virus que puede dar al traste con su equipo.

Recomendación

1.           NUNCA abra un archivo que esté incrustado en el correo. (**)

2.           Utilizando el botón derecho del ratón, púlselo sobre el archivo adjunto o seleccione la opción de "Guardar Como".

3.           Utilice su programa Antivirus para comprobar que el archivo se encuentra libre de contaminación. Si es un documento Word o Excel, no olvide efectuar la prueba para Virus en las Macros también.

4.           Si el archivo está contaminado, descártelo. De lo contrario, puede abrirlo.

Como beneficio adicional de esta recomendación se tiene que no requiere de buscar de nuevo el mensaje de correo donde estaba incrustado el archivo para volverlo a abrir (eso sí, siempre y cuando sepa donde guardó el archivo!)

** NOTA: Algunos archivos adjuntos aparecen como mensajes de correo o páginas Web (se identifican por su icono). Estos mensajes no presentan problemas para ser abiertos. Sin embargo, es mejor estar siempre seguros.

Cuidado con los Virus

Situación

Circulan por épocas, virus amenazantes con altísimo poder de destrucción, valiéndose de la agilidad de "contagio" que permite los mensajes de correo electrónico.

Recomendación

Reiteramos una recomendación conjunta:

1.           Utilice un buen antivirus con actualizaciones por lo menos mensuales

2.           Absténgase de abrir TODO documento adjunto en su buzón de entrada del correo electrónico hasta que se cerciore que no contiene virus.

Firme sus Correos

Situación

En la mayoría de los múltiples mensajes que recibo a diario, hay que hacer unos esfuerzos tremendos para identificar de quién proviene un mensaje de correo.

Recomendación

Recuerde que un mensaje de correo se asimila a una comunicación formal en donde por lo general se incluye una firma, un cargo/posición y /o empresa si aplican estos dos últimos. Es importante que usted incluya esta información al final de todos sus mensajes. De la misma manera se recomienda incluir un teléfono y una dirección física a todos sus mensajes, para darle mayor credibilidad a la fuente del correo.

Dado lo tedioso de la tarea de incluir esta información repetitiva en todos sus mensajes, la mayoría de los programas que manejan correo electrónico vienen provistos de la funcionalidad de FIRMA o SIGNATURE de tal manera que puede crear la información repetitiva para todos los mensajes. En algunos programas deberá activar la opción para que esta firma aparezca en los mensajes que usted envía.

Son dos recomendaciones sencillas de implementar y practicar. ¡No deje su sistema a la suerte!

Revise los Enlaces

Situación

Ya es común conocer cómo incluir un enlace dentro de un mensaje de correo utilizando los comandos "mailto:" y "http://" sin embargo con frecuencia el contenido del enlace lleva a un sitio inexistente perdiendo toda efectividad.

Recomendación

Es una recomendación obvia, al igual que la de la verificación de ortografía, pero que muchos olvidan o no efectúan por "rapidez".

VERIFIQUE EL ENLACE: si es de correo electrónico, cerciórese que al presionar el enlace, efectivamente por lo menos el programa de correo se ejecuta, y envíe un mensaje para garantizar que llega al destino apropiado.

Si el enlace es de una página WEB, es bien probable que se omita un caracter de aquellos que hacen difícil escribirlo, como "~", ó se utilice el "-" en vez del "_" haciendo que el enlace pierda toda efectividad. Debe poder acceder a la página deseada presionando el enlace.

NO envíe su mensaje de correo sin antes verificar los enlaces!

Verifique el Happy99.exe

Situación

Se está difundiendo rápidamente un virus que se manifiesta como Happy99.exe dentro de sus mensajes de correo. Cuando se ejecuta el archivo, muestra un despliegue de fuegos artificiales y usted piensa que no pasó nada. Sin embargo, ya el virus ha actuado, y en cada mensaje de correo que usted envíe, enviará también unan copia del programa infectado, sin usted darse cuenta.

Recomendación

Puede verificar si en su equipo existen los archivos SKA*.*. En caso de presentarse estos archivos, contiene el virus Happy99, y en cada mensaje que usted envíe, se copiará también este virus, bien sea dentro del mismo mensaje, o en un mensaje alterno.

Puede seguir las instrucciones que aparecen en la página de Symantec donde se indica cuales archivos se deben borrar y cuales renombrar. Dependiendo de su tipo de conexión, se requieren pasos distintos.

Se recomienda sin embargo, que SIEMPRE revise los archivos que le llegan antes de ejecutarlos.

Virus, Circulares, Leyendas Urbanas

Situación

Con frecuencia llegan mensajes de correo invitando a participar de una cadena para obtener buena suerte o a enviar copias de un mensaje a una dirección en particular para "ayudar a alguien".

Recomendación

Los siguientes enlaces importantes que permiten la validar la veracidad de las comunicaciones que le llegan. El consejo sigue siendo, verifique antes de repartir estos correos.

Hay dos páginas muy buenas que tratan estos temas. En ellas también se puede encontrar información de las cartas cadena y los hoaxes más comunes:

Para los hoaxes:
http://ciac.llnl.gov/ciac/CIACHoaxes.html

Para las cartas cadena:
http://ciac.llnl.gov/ciac/CIACChainLetters.html

También se ha presentado el problema de las leyendas urbanas, que no son otra cosa que historias con sabor muy amargo, que buscan dejar una moraleja. Son falsas, pero están escritas de un modo tan convincente que causan el pánico (cabe mencionar, por ejemplo, la de los ladrones de riñones y las de las agujas infectadas con VIH en los asientos de los cines y en los monederos de los teléfonos públicos; las tres han circulado muy recientemente en Colombia. Circulan por la red llegando a tener la misma difusión que las cartas cadena.

Un sitio muy bueno donde se puede encontrar información que desmiente todo eso es el siguiente:
http://urbanlegends.miningco.com"

No siga las cadenas

Situación

Con frecuencia llegan mensajes de correo invitando a participar de una cadena para obtener buena suerte o a enviar copias de un mensaje a una dirección en particular para "ayudar a alguien". En los últimos días de ha acrecentado el número de este tipo de correo. Dentro de este tipo de correo se pueden incluir los anuncios de Virus.

Recomendación

Haga caso omiso a estos mensajes y en especial no copie a todos sus amigos del mismo. Aunque no tengamos más que valernos de una generalización, por lo general, el propósito de éstos mensajes es obtener direcciones de correo para luego agregarlas a listas de direcciones que son vendidas a anunciantes. En la medida en que estas listas proliferen, su buzón de correo se verá con mayor frecuencia lleno de este correo no deseado.

Para el manejo directo de los anuncios de virus, puede ver El Reporte DELTA #13 en el Web.

Comprima Archivos

Situación

Algunos envíos que queremos hacer por el correo o tienen un tamaño relativamente grande (más de 200K) o son demasiados archivos para enviar a la vez, dificultando la tarea tanto para quien lo envía como para quien lo recibe.

Recomendación

Existe hace un tiempo ya la tecnología de compresión (eliminación de espacio en blanco en los archivos) que permite que los archivos se puedan compactar a menos de la tercera parte de su tamaño. Estos mismos programas, permiten la conformación de un solo archivo donde se incorporan un grupo de archivos relacionados.

Existen múltiples programas como el LHA, PKZip, y otros, para efectuar esta tarea. Nuestro preferido es el WinZip que por lo general es de uso gratuito y shareware. Recomendamos entonces bajen cualquiera de estos programas y lo utilicen en sus tareas diarias. Estos programas los pueden conseguir en Tucows o en Download

Se puede utilizar también, para ahorrar espacio en disco, permitiendo compactar documentos viejos que no se consultan con frecuencia.

Estandarice su mensaje de correo

Situación

Normalmente escribe sus mensajes de correo suponiendo que lo que usted escribe será visto por quien lo recibe tal cual como usted lo envió. Tenga en cuenta que este supuesto es peligroso, en especial con tanto cambio en la tecnología. Encuestas realizadas muestran que solo una pequeña porción de los navegantes de la red actualizan sus aplicaciones para estar a tono con los avances tecnológicos, por lo tanto, sus mensajes pueden ser ilegibles o pueden aparecer vacíos en el buzón de su corresponsal.

Recomendación

Utilice el mínimo común denominador cuando envíe sus mensajes. Siga estas recomendaciones y es seguro que por lo menos su interlocutor recibirá un mensaje completo:

1.           Cerciórese de que el mensaje no ocupe más de 65 caracteres a lo ancho. Algunos programas de correo cortan el mensaje después de esta longitud y continúan la palabra siguiente en otro renglón corto, haciendo difícil la lectura. Se recomienda terminar cada línea con un "Enter" simulando la escritura en máquina de escribir.

2.           Casi todos los programas de correo disponibles de hace tres años para acá entienden formato MIME (estándar para mensajes de correo), por lo que es recomendable que utilice este formato en los mensajes que envía. Ajústelo en su programa de correo debajo de la sección de opciones.

3.           Si quiere resaltar apartes del texto, hágalo con caracteres ordinarios. Absténgase de utilizar negritas, cursivas y colores y tamaños de letras ya que es poco probable que quien reciba el mensaje las pueda ver.

4.           Evite enviar mensajes en formato HTML (estilo páginas Web). En los programas de correo que no utilizan este formato (más del 70% de los programas en uso hoy!) requiere que se abra también el visor de Internet (Netscape o Explorer) para leer el mensaje, además de impedir que se reenvíe una copia con la respuesta.

5.           Por último, pero muy importante para nuestros lectores en medios hispanos, tenga en cuenta que en los países donde no hay habla hispana generalizada o los que utilizan programas en inglés, pueden no entender los caracteres con tilde y la "ñ". Dependiendo de a donde escribe, absténgase de utilizar estos caracteres especiales.

Cuidado con lo que recibe en el correo

Situación

Por la temporada, recibirá en su correo tarjetas virtuales y otra suerte de archivos adjuntos en su buzón de correo. Tenga cuidado porque pueden contener algún virus. Estos archivos adjuntos normalmente están caracterizados por una terminación en ".exe" que los distingue como programas que al hacer clic sobre ellos inician su ejecución.

Recomendación

La recomendación de cajón sería "no abra los archivos" pero podría prescindir de recibir los saludos y deseos de amigos y familiares lejanos. Por lo tanto, recomendamos SIEMPRE comprobar con su antivirus que estos saludos no se convertirán en una pesadilla. Para probar con el antivirus un archivo incrustado en su correo, ejecute los siguientes pasos (genéricos):

1.           Haciendo uso del botón derecho del ratón, haga clic sobre el archivo y seleccione "Guardar Como" para guardar el archivo en un sitio en su disco.

2.           Pruebe con su antivirus en el directorio donde bajó el archivo y en caso de infección, destruya el archivo

3.           Si el archivo no está infectado, proceda a disfrutarlo.

No responda al SPAM

Situación

Se ha llamado SPAM al correo comercial no solicitado (algunas definiciones incluyen TODOS los correos no solicitados). Con los últimos avances en la legislación para regular el envío de este tipo de mensajes, se ha "legalizado" el envío de mensajes no solicitados siempre y cuando cumpla con algunas reglas básicas, entre las cuales se incluye la norma que permite el envío, además de instrucciones de cancelación de suscripción. Usuarios inescrupulosos de esta legislación están aprovechando lo incauto del usuario desprevenido de la Internet para validar las direcciones de correo, solicitándole al receptor que responda el mensaje con "remove" de la lista.

Recomendación

La utilización de este tipo de mensajes es exclusivamente para validar que las direcciones si existen. Por lo tanto le recomendamos no contestar este tipo de mensajes y así su dirección será retirada en algún momento de estas listas. Si usted la responde, validarán que la dirección existe y le seguirán enviando información no deseada.

Responda sus correos a tiempo

Situación

Antes era el Fax y ahora es el Correo Electrónico los medios que exigen celeridad en nuestra comunicación. Bien sea en correspondencia personal o de trabajo, algunos de los mensajes que recibimos requieren de una respuesta. La agilidad y la facilidad del correo electrónico exigen una pronta respuesta.

Recomendación

1.           Procure verificar su correo una vez al día como mínimo.

2.           Responda de inmediato los mensajes para los cuales tiene la respuesta

3.           Acuse el recibo de los mensajes que requieren respuesta y necesita un tiempo para prepararla. Anuncie para cuándo espera dar una respuesta al requerimiento. Así su corresponsal sabrá que la solicitud está siendo atendida.

Haga Interactivo su mensaje de Correo (2)

Situación

Con frecuencia queremos hacer más fácil para la persona que recibe un correo nuestro escribir a una dirección de correo. Normalmente la persona debe copiar todas las letras de las direcciones con los consabidos errores.

Recomendación

¡Convierta su mensaje de correo en fuente del enlace! Es probable convertir las direcciones que provee, en enlaces activos dentro de su mensaje de correo.

1.           Para enviar una dirección de correo electrónico, se debe incluir el prefijo "mailto:" antes de la dirección completa de Internet a la cual quiere que se dirija su corresponsal.

Por ejemplo: para solicitar que envíen una sugerencia a El Reporte DELTA, se escribiría así:

mailto:sugerencia@delta.hypermart.net

Cuando la persona oprima este enlace, se abrirá su programa de correo para permitir escribir el mensaje y enviarlo.

2.           Tenga en cuenta que para que el texto se convierta en enlace activo debe dejar un espacio, o un salto de línea después de las respectivas direcciones.

3.           Recuerde que no se pueden dejar espacios en toda la dirección (los correctores de ortografía tratarán de que deje un espacio después de los dos puntos (:).

4.           Por último, no olvide probar usted mismo el enlace antes de enviarlo por correo.

Haga Interactivo su mensaje de Correo (1)

Situación

Con frecuencia queremos hacer más fácil para la persona que recibe un correo nuestro, el acceso a una dirección del web. Normalmente la persona debe copiar todas las letras de la dirección que enviamos en el espacio apropiado dentro del visor (Browser) con los consabidos errores.

Recomendación

¡Convierta su mensaje de correo en fuente del enlace! Es probable convertir las direcciones que provee, en enlaces activos dentro de su mensaje de correo.

1.           Para colocar una dirección de la Web, anteponga, sin espacios, el prefijo "http://" sin las comillas. A continuación de las barras, va la dirección en Internet a la cual quiere que se dirija el destinatario de su correo.

Por ejemplo: para dirigirlos a la página principal de delta, escribiría así:

http://delta.hypermart.net

Cuando el lector presione este enlace, se abrirá el browser (o se abrirá en el browser que esté abierto) la página de la dirección enviada.

2.           Tenga en cuenta que para que el texto se convierta en enlace activo debe dejar un espacio, o un salto de línea después de las respectivas direcciones.

3.           Recuerde que no se pueden dejar espacios en toda la dirección (los correctores de ortografía tratarán de que deje un espacio después de los dos puntos (:)

4.           Por último, no olvide probar usted mismo el enlace antes de enviarlo por correo.

5.           Incluya un enlace de este tipo en su firma electrónica para que el lector de su correo pueda acceder a su página Web. ¡Es de las mejores herramientas de mercadeo!

Organice su Correo

Situación

Su bandeja de correo electrónico se llena tan rápido, como la bandeja física de papeles. Es difícil encontrar los correos importantes para contestarlos de primero.

Recomendación

La gran mayoría de programas de correo le permiten crear folderes o carpetas para clasificar el correo. Le recomendamos crear por lo menos las siguientes carpetas:

·             Urgente

·             Puede Esperar

·             Personal

Cada vez que reciba el correo, clasifíquelo en estos tres grupos y procure vaciar su bandeja de entrada en menos de 10 minutos, así evitará quedarse leyendo el correo que no requiere atención inmediata. Tenga en cuenta que puede haber correo personal que sea urgente, por lo que irá en la primera carpeta.

Luego pase a la carpeta Urgente y conteste esos mensajes de inmediato, conéctese de nuevo (si se había desconectado), y envíe sus respuestas.

A menos que esté esperando una información urgente, puede olvidarse de su correo, por lo menos unas horas, y puede dedicarse a su trabajo diario.

Que hacer con el SPAM(II)

Retomamos este Tip de la semana pasada y publicamos la siguiente información enviada a nosotros por el Señor Eduardo Romero desde México:

"Como bien sabrás, y tus lectores también, la mayoría de las direcciones de correo que utilizan los Spammers son sacadas directamente de la Red; Grupos de Noticias, Foros de Negocios, Cuartos de Charla, etc.

Enviar una solicitud para ser removido o enviar un "reply" al mensaje original tendrá como efecto, en la mayoría de los casos, que la cuenta de correo sea "activada". Tratare de explicarme más.

Estos spammers envían miles (o millones) de emails a dichas cuentas sin tener la certeza de que sean cuentas activas. Muchos de estos emails les serán regresados como no enviados, no existentes, auto-responders, etc. Todas estas "malas" direcciones de correo son removidos de su base de datos "activa".

Bien, si nosotros enviamos una petición de ser removidos, generalmente -- repito--, generalmente lo que sucederá es que hagan precisamente lo contrario... incluirnos en la base de datos "activa"!

Mi sugerencia, si reciben estos correos no solicitados, es que hagan lo que tu recomiendas en primer termino -- borrarlos! Que no envíen la petición de ser borrados de la lista. Que no envíen un "reply" con el Asunto: Remove.

Creo que el SPAM (desgraciadamente) seguirá existiendo y pienso además que será legalizado y "controlado". Tendremos que aprender a vivir con eso todos los usuarios de la Internet. :-("

El señor Jairo Gutiérrez desde Nueva Zelanda, nos informa que "Hay una lista de recursos sobre Spam que puede ser útil. Para accederla presione AQUÍ.

Que hacer con el SPAM(I)

Situación

Con la probabilidad de que casi el 12% del correo no solicitado sea respondido, es factible que aumente el recibo de información no solicitada a su buzón electrónico.

Recomendación

Aunque las acciones a tomar realmente tienen que ver mas con la personalidad de quien recibe el mensaje, consideramos que el tiempo invertido en combatirlo es completamente perdido, por lo tanto recomendamos que simplemente borre el mensaje de su buzón y suponga que no lo recibió. Muchos de estos son distinguibles a simple vista porque incluyen o el signo de pesos, o valores en el encabezado. Otros incluyen las palabras GRATIS o FREE igualmente.

También puede detectarlos por la dirección que origina el mensaje, la cual normalmente es una dirección ficticia como friend@nowhere.com o algo similar.

Recomendamos entonces, no tener en cuenta estos mensajes y hacer lo que hacen el 55% de los usuarios de la red - los borran. En caso de que el volumen de mensajes sea muy alto (10 o más al día) sugerimos tomar otro tipo de medidas que pueden ir desde la solicitud de ser removido de las listas hasta la difusión de la información del infractor.

Virus en el Correo

Situación

Es común que las advertencias sobre virus en la red se acrecienten en ocasiones especiales, sin embargo, la gran mayoría de estas advertencias están fundamentadas más en el desconocimiento y en el pánico que se genera con información enviada en cadena por el correo, que en información fidedigna.

Para aliviar las angustias, Symantec ha puesto a disposición de todos los ciudadanos de la red un sitio que se llama Symantec Antivirus Research Center y en este centro incluye un aviso sobre virus "falsos". Algunos ejemplos famosos de estos virus falsos han sido "Join The Crew", "Penpal Greetings", "AOL4Free", "GoodTimes", "Baby New Year", "FatCat" y "Hairy Palms".

Recomendación

1.           Para su tranquilidad, BORRE SIN LEER los mensajes de correo que traen estos temas en el ASUNTO

2.           No envíe mensajes de alerta a nadie más, así evitará inundar la red con correo innecesario.

Firme sus mensajes de Correo

Escribir por el correo electrónico merece la misma atención como si se estuviese haciendo de la manera tradicional: debe indicar para quién va la comunicación, incluir el saludo, describir el contenido de la comunicación y por último, la firma del documento.

Para garantizar que se puede firmar todos los mensajes, la mayoría de los programas de correo tienen la facilidad de incluir una "firma" electrónica al final de los mensajes que envía, y optativo para los que responde.

Esta firma debe contener como mínimo, el nombre, cargo, teléfono y dirección electrónica de la persona que escribe. También se utiliza como medio para informar de algún evento importante en la red, o la dirección en el Web que uno quisiera que visitaran. En general, la firma se asemeja a una tarjeta personal o de negocios.

Normalmente esta funcionalidad se encuentra bajo un icono con un lápiz, o en el menú Herramientas, habrá una función de Signature o Autofirma. A manera de ejemplo, incluyo la que normalmente uso:

Recomendaciones para su Correo Electrónico

Situación

El envío de correo electrónico se vuelve una tarea diaria y necesaria. Es indispensable que al enviar los correos se tomen algunas decisiones que permitan mejorar la entrega y lectura de los mismos, al igual que su efectividad.

Recomendación

Al enviar sus mensajes de correo electrónico tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

·             Provea enlaces a fotos, presentaciones y otros archivos, en vez de adjuntarlos. Esto evitará que los filtros de correos con documentos adjuntos no lleguen a su destino. El enlace no es fácil de estructurar si no se tiene un sitio Web al cual dirigir los archivos, pero en la medida de lo posible, utilice discos virtuales, y almacenes de fotos virtuales.

·             Antes de enviar el mensaje, asegúrese que todos en su lista de envío son sujetos de recibir la información enviada. Es posible que no requiera Responder a Todos al contestar un mensaje.

·             Incluya un asunto específico que aclare el tema del mensaje y si se requiere acción o no. Casi todos los programas de correo permiten MODIFICAR el asunto al responder un mensaje, pero muy pocas personas utilizan esta facilidad.

·             Cuando reenvíe un correo con mensajes que ya vienen de una cadena, incluya un pequeño resumen de la situación y de la acción deseada al principio del mensaje para que el receptor no tenga que "adivinar" para que é le enviaron el correo.

·             Solo marque los mensajes de alta prioridad cuando realmente lo requieren.

Estas recomendaciones permitirán obtener una mayor respuesta y de mejor calidad a sus mensajes de correo.

Cuidado con Enlaces Ficticios

Situación

El Phishing es una manera de timar a los lectores, suplantando sitios verídicos y de amplia cobertura como E-Bay, Amazon, Paypal y otros, donde por lo general hay cuentas habilitadas con claves. La suplantación es a direcciones electrónicas ficticias, bajo nombres conocidos. Hay una forma fácil de detectar este timo para que no caiga.

Recomendación

El Phishing aprovecha la navegación desprevenida y los nombres conocidos para hacer caer al lector. Por ejemplo el enlace a DELTA Asesores que se ve en esta página, realmente se dirige a otro portal.

En este ejemplo, las dos direcciones son sanas, sin embargo quienes efectúan el phishing en vez de una dirección sana bajo el nombre ficticio, incluyen una dirección que simulará idénticamente el sitio del primero, pero realmente está en una página muy distinta.

En algunos programas de correo electrónico puede pasar el cursor o el ratón sobre el enlace, para determinar que realmente el enlace va a la página que debe ir. En otros saldrá la información en la margen izquierda inferior en el navegador. Esperando unos segundos aparecerá un resaltado con la dirección hacia la cual iría el navegador si se presiona sobre el enlace. Si el mensaje proviene supuestamente de su banco, la dirección bajo el cursor debería indicar la dirección tradicional de su banco.

De lo contrario, usted podrá entrar a una dirección de alguien queriendo timar, con una página muy similar a la de su institución, y podrá obtener por ejemplo, su identificación y clave, para posteriormente entrar a su cuenta.

La mejor recomendación es desconfiar de enlaces automáticos en los correos cuando se trate de claves de acceso o manejo de dinero. Digite la dirección, tomará unos pocos segundos adicionales, pero ahorrará muchos dolores de cabeza.

Use la Firma de su Correo

Situación

El envío de mensajes de correo solo con el texto del contenido desperdicia la oportunidad de allegar información adicional y pertinente a su corresponsal.

Recomendación

Todos los buenos programas de correo electrónico tanto en formato cliente (Outlook, Pine, Eudora, Etc.) al igual que los que manejan el correo en la Web (Gmail, Hotmail, etc.) permiten al usuario crear una "firma" o texto que aparecerá al final de cada mensaje que escriba o que responda.

Este espacio se considera valioso para que pueda incluir información de interés para su corresponsal, en el cual puede proveer información como:

·             La razón por la cual recibe el mensaje. Si no se ha hecho en ninguna parte adicional del mensaje, en este punto se puede incluir un texto como: "Usted está recibiendo este mensaje porque solicitó se le enviara información sobre el estado de su pedido."

·             Información de contacto, como correo electrónico, número telefónico, y horario de atención

·             Advertencia de privacidad donde indique que la información es privada y solo para el uso del receptor.

·             Si el material enviado está protegido por derechos de autor, incluya también esta nomenclatura en sus correos.

·             Disponibilidad de nuevas ofertas, o anuncio de un aparte específico con novedades en su portal.

Incorporar información en su píe del correo es una buena práctica, al igual que el aprovechamiento de espacio. Además está visto que sus clientes y corresponsales se lo agradecerán.

Envié archivos grandes

Situación

El envío de archivos grandes a través del correo electrónico puede ser una tarea compleja, en especial por limitaciones de los tamaños de los buzones, y por otra parte, por las limitaciones que los mismos servidores colocan al tamaño de los mensajes para evitar saturaciones en la red.

Recomendación

Existe una forma muy sencilla de enviar un ENLACE hacia un documento grande, de hasta 1 GB, en vez ce enviar el mensaje completo por correo. En el sitio Yousendit de le provee al usuario la posibilidad de subir el archivo y enviar un enlace al mismo a quienes se les quiera enviar el contenido.

Al entrar al enlace, pedirá la dirección de correo del receptor del mensaje, le permite seleccionar de su PC el mensaje a enviar y como opción le pide su dirección de correo. Una vez enviado el archivo, le informa en qué enlace quedó y que estará disponible para ser descargado en los próximos 7 días o por un número limitado de veces.

Verifique la calificación de sus mensajes

Situación

Con la proliferación de sistemas de calificación de mensajes de correo y bloqueo Automático de los que algún sistema considere como SPAM, es factible que sus mensajes de correo no lleguen a su destinatario.

Recomendación

Hay la posibilidad de validar la calificación que su mensaje de correo obtendrá al ser leído por uno de estos sistemas de clasificación de correo, de tal manera que si el puntaje que obtiene su mensaje es alto, pueda modificarlos hasta ajustar el contenido y hacer que si mensaje llegue. [NOTA: por favor absténgase de hacer SPAM, que lo único que hace es dañar su imagen. Esta recomendación es para eliminar falsos positivos.]

El mensaje que se piensa enviar se puede mandar a la dirección spamcheck@sitesell.net y deberá tener la palabra TEST en mayúsculas al inicio del asunto. A vuelta de correo electrónico recibirá la calificación del mensaje enviado.

Alternativamente puede enviar el mensaje a través del formulario en la Web que se encuentra en la dirección http://spamcheck.sitesell.com/

Correo desechable

Situación

Con frecuencia se requiere establecer una dirección de correo para acceder a un documento, o para efectuar una compra por Internet, entre otros, sin embargo al usar la propia es factible ser víctimas de correo no solicitado.

Recomendación

Existe en Internet un sitio que permite la creación de cuentas de correo desechables, una vez recibido el correo, se puede descartar la dirección.

El proceso es sencillo. Cuando le soliciten una cuenta de correo, invéntese la que quiera, máximo 15 caracteres, y termínela con "@mailinator.com". No es necesario prerregistrarse ni nada, la cuenta de correo se crea al recibir mensajes. Puede dejarla de utilizar cuando quiera.

Para ver su correspondencia, vaya a la página web de Mailinator donde podrá consultar los mensajes recibidos.

Enviar archivos sin abrir el correo

Situación

Con el tamaño actual de los discos de nuestros equipos es difícil buscar un archivo para adjuntarlo a un mensaje de correo. Es más común estar trabajando con el archivo y querer enviarlo por correo.

Recomendación

Afortunadamente hay una forma sencilla de efectuar el envío de un archivo por correo electrónico. Simplemente basta con hacer clic con el botón derecho del ratón, seleccionar "Enviar A" y hacer clic en la opción "Destinatario de Correo".

En este instante se abre una ventana de su programa de correo electrónico, solicita a quién se lo quiere enviar, y el mensaje será enviado tan pronto se detecte una conexión a la red, o se de la instrucción manual de envío.

Google por correo electrónico

Situación

En ocasiones no se tiene acceso a la navegación por bloqueo al interior de las empresas. También es más sencillo manejar un correo electrónico en los dispositivos móviles (celulares, PDA's) que abrir el visor de Internet.

Recomendación

Se pueden efectuar consultas al buscador Google mediante comandos de correo electrónico, en una forma muy sencilla.

El mensaje de correo se debe enviar a la dirección google@capeclear.com y el texto de la búsqueda debe ir en el asunto del mensaje.

A vuelta de correo recibirá el resultado de la búsqueda en formato texto.

Para buscar en un sitio en particular, puede agregar el siguiente texto en el asunto: site:www.nombredelsitio.com textobusqueda

Donde reemplazaría www.nombredelsitio.com por la URL del sitio donde quiere buscar y textobusqueda por el texto que quiere buscar en Google.

Por ejemplo, para buscar "conocimiento" dentro del sitio de DELTA Asesores, la línea del asunto deberá decir:

Site:www.deltaasesores.com conocimiento

Para buscar sitios de un país en particular, puede agregar site:XX al final del texto donde reemplazaría las XX por la sigla del país. Por ejemplo, para buscar DELTA Asesores en sitios colombianos, la instrucción en la línea del asunto sería:

Delta asesores site:.co

Averiguando Fuente de e-Mail

Situación

No todos los correos que llegan provienen de quien dice ser, técnica muy común utilizada por los virus actualmente.

Recomendación

Verifique de donde proviene un correo antes de abrirlo.  Hay como identificar la dirección IP del remitente observando la "cabecera" del e-mail, información que no está a la vista a menos que la busquemos.
 
Para ver las cabeceras en MS Outlook Express, hay que abrir el mensaje, y seleccionar "Archivo" y "Propiedades". 

Para Outlook (el de Office) hay que seleccionar "VER" y luego "Opciones", con el mensaje abierto. 

Para Messenger, hay que abrir el mensaje y seleccionar "Ver", luego "Encabezados" y luego "Todos"

Protéjase Doblemente

Situación

La mayoría de los proveedores de servicios de conexión a Internet ofrecen ya, bien sea con costo o de forma gratuita, un servicio de antivirus en su correo. Sin embargo, no se confíe solo de esta solución.

Recomendación

Es indispensable que usted también participe en el proceso de protección de su PC y no solo de su correo. Nuestra recomendación es que instale también un antivirus en su PC, y si está conectado a una red corporativa, se asegure que los demás miembros de la red también están protegiendo sus equipos.

El antivirus del proveedor de Internet lo protege contra el correo infectado, sin embargo también se generan virus y/o gusanos en páginas Web, en archivos enviados por la red mediante otras herramientas como las que permiten compartir de archivos (Kazaa o Messenger por ejemplo), y estos no necesariamente están cubiertos por el antivirus de su proveedor.

Adicionalmente, no olvide que tener un antivirus instalado pero no actualizado es peor que no tenerlo, ya que da la sensación de una protección que realmente no existe.

Tenemos a disposición de ustedes múltiples herramientas, buena parte de ellas gratuita, para que su PC esté completamente protegido en nuestro centro de recursos antivirus..